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Schulungsübersicht
Einführung in die Akteverwaltung
- Was ist Akteverwaltung und warum ist sie von Bedeutung?
- Relevante Begriffe: Akten, Archivbestände, Informationsressourcen
- Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenverwaltung
Regulatorische Rahmenbedingungen und Compliance
- Gesetze zur Verwaltung öffentlicher Unterlagen sowie Bestimmungen zur Aufbewahrungsdauer
- Audits und rechtliche Vorgaben bezüglich Dokumentenhaltung
- ISO 15489 sowie weitere internationale Normen
Verwaltung des Lebenszyklus von Akten
- Erstellung, Klassifizierung, Speicherung, Aufbewahrungsdauer und Entsorgung
- Verwaltung von Metadaten sowie Rückverfolgbarkeit von Unterlagen
- Archivierungsmethoden und Vorgehensweisen für die sichere Vernichtung von Dokumenten
Klassifizierung und Festlegung der Aufbewahrungsfristen
- Aufbau geeigneter Klassifikationssysteme
- Ermittlung von Aufbewahrungsregeln basierend auf rechtlichen, finanziellen sowie betrieblichen Erfordernissen
- Regelmäßige Überprüfungen und Handhabung von Ausnahmefällen
Digitale Aktenverwaltung und Automatisierung
- Elektronische Dokumenten- und Aktenmanagementsysteme (EDRMS)
- Digitalisierung von Unterlagen sowie Kennzeichnung mittels Metadaten
- Einsatz automatisierter Verfahren zur Erhöhung der Compliance-Einhaltung und Effizienz
Change Management und Akzeptanzsteigerung
- Schulung des Personals hinsichtlich neuer Arbeitsabläufe
- Einbindung der Leitungsebene sowie Unterstützungsgruppen bei Veränderungen
- Entwicklung interner Richtlinien und Handreichungen für die Nutzer
Praktische Übungen und Abschlussreflexion
- Fallstudie: Erstellung eines Lebenszyklusmodells für Akten einer Behörde
- Praxisübung: Ausarbeitung einer Aufbewahrungsplanung
- Häufige Fehlerquellen und daraus gewonnene Lehren
Zusammenfassung sowie weitere Schritte
Voraussetzungen
- Grundkenntnisse über dokumentenbezogene Arbeitsabläufe innerhalb einer Organisation
- Erfahrung in der Verwaltung oder Archivierung von Informationen
- Bekanntheit mit Compliance-Vorgaben bzw. Abläufen im öffentlichen Verwaltungswesen
Zielgruppe
- Akteverwalter und -beauftragte
- Fachkräfte für Informationsgovernance
- Beamte aus der Verwaltung sowie Mitarbeitende im Compliance-Bereich
7 Stunden