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Schulungsübersicht

Einführung in die Akteverwaltung

  • Was ist Akteverwaltung und warum ist sie von Bedeutung?
  • Relevante Begriffe: Akten, Archivbestände, Informationsressourcen
  • Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenverwaltung

Regulatorische Rahmenbedingungen und Compliance

  • Gesetze zur Verwaltung öffentlicher Unterlagen sowie Bestimmungen zur Aufbewahrungsdauer
  • Audits und rechtliche Vorgaben bezüglich Dokumentenhaltung
  • ISO 15489 sowie weitere internationale Normen

Verwaltung des Lebenszyklus von Akten

  • Erstellung, Klassifizierung, Speicherung, Aufbewahrungsdauer und Entsorgung
  • Verwaltung von Metadaten sowie Rückverfolgbarkeit von Unterlagen
  • Archivierungsmethoden und Vorgehensweisen für die sichere Vernichtung von Dokumenten

Klassifizierung und Festlegung der Aufbewahrungsfristen

  • Aufbau geeigneter Klassifikationssysteme
  • Ermittlung von Aufbewahrungsregeln basierend auf rechtlichen, finanziellen sowie betrieblichen Erfordernissen
  • Regelmäßige Überprüfungen und Handhabung von Ausnahmefällen

Digitale Aktenverwaltung und Automatisierung

  • Elektronische Dokumenten- und Aktenmanagementsysteme (EDRMS)
  • Digitalisierung von Unterlagen sowie Kennzeichnung mittels Metadaten
  • Einsatz automatisierter Verfahren zur Erhöhung der Compliance-Einhaltung und Effizienz

Change Management und Akzeptanzsteigerung

  • Schulung des Personals hinsichtlich neuer Arbeitsabläufe
  • Einbindung der Leitungsebene sowie Unterstützungsgruppen bei Veränderungen
  • Entwicklung interner Richtlinien und Handreichungen für die Nutzer

Praktische Übungen und Abschlussreflexion

  • Fallstudie: Erstellung eines Lebenszyklusmodells für Akten einer Behörde
  • Praxisübung: Ausarbeitung einer Aufbewahrungsplanung
  • Häufige Fehlerquellen und daraus gewonnene Lehren

Zusammenfassung sowie weitere Schritte

Voraussetzungen

  • Grundkenntnisse über dokumentenbezogene Arbeitsabläufe innerhalb einer Organisation
  • Erfahrung in der Verwaltung oder Archivierung von Informationen
  • Bekanntheit mit Compliance-Vorgaben bzw. Abläufen im öffentlichen Verwaltungswesen

Zielgruppe

  • Akteverwalter und -beauftragte
  • Fachkräfte für Informationsgovernance
  • Beamte aus der Verwaltung sowie Mitarbeitende im Compliance-Bereich
 7 Stunden

Teilnehmerzahl


Preis je Teilnehmer (exkl. USt)

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