Persönliche Effizienz und managen von Meetings Schulung

Selbst- und Fremdwahrnehmung

• Das Bewusstsein dafür, dass wir mit der Einladung anderer zu Meetings deren Prioritätenlisten beeinflussen.
• Was bestimmt unser Verhalten?
• Sind uns die Auswirkungen unseres Handelns auf andere bewusst? Reagieren sie stets so, wie wir es erwarten und wünschen – oder warum nicht...?

Der Prozess der Meetings-Gestaltung

• Warum ist ein Meeting überhaupt notwendig? Gibt es Alternativen – und sind diese vorteilhafter?
• Die Schritte zur Einladung, Organisation und Vorbereitung von Meetings:
  • Erstellung einer sinnvollen Tagesordnung mit klaren Zielen, zu behandelnden Themen sowie geschätzten Zeitrahmen.
  • Einladung nur der richtigen Personen – niemand sonst.
  • Moderation des Meetings: Nur relevante Beiträge zulassen und dabei sorgfältig zwischen relevant und irrelevant unterscheiden; strikte Einhaltung der Tagesordnung sowie Zeitvorgaben.
  • Erstellung von Ergebnissen: Nicht unbedingt ausführliche Protokolle, aber mindestens konkrete Handlungspunkte.
  • Vereinbarung möglicher Folgetreffen.

Teilnahme an Meetings

• Muss ich allen eingeladenen Meetings tatsächlich beiwohnen?
• Wie entscheide ich, ob und welchen Meetings ich teilnehme?
• Mit welchen Begründungen kann ich eine Absage rechtfertigen?
• Was darf ich sonst noch während eines Meetings tun – hinsichtlich anderer Teilnehmer, besprochener Themen und Zeitrahmen?

Weitere Aspekte der persönlichen Effizienz und Zeitmanagement

• Zielsetzung – sowohl persönliche als auch berufliche – sowie deren Einhaltung.
• Priorisierung von Aufgaben:
  • Wie erkenne ich, was zu tun ist?
  • Wie ordne ich diese Tätigkeiten nach Priorität ein?
• Von Mitarbeitern „gestohlene“ Zeit: Arbeiten meine Kollegen für mich – oder arbeite ich für sie...?
• Zeitdiebe: Welche Faktoren rauben mir zusätzliche Zeit und was kann ich dagegen tun?
  • E-Mails
  • Telefonate
  • Unvorhergesehene Unterbrechungen
  • Ablenkungsmanöver: Prokrastination...
  • Sonstiges...
• Effektive Delegation von Aufgaben.
• Assertivität: Kompromisse suchen und lernen, wirkungsvoll „Nein“ zu sagen.