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Schulungsübersicht
Einführung in Ablage und Dokumentenmanagement
- Arten von Ablagesystemen (alphabetisch, numerisch, sachlich, geografisch)
- Vorteile und Nachteile verschiedener Systeme
- Rolle der Dokumentation in Organisationen
- Rechts- und regulierungsrechtliche Anforderungen
Aufbau eines effektiven Ablagesystems
- Bewertung der organisatorischen Bedürfnisse
- Auswahl des geeigneten Ablagesystems
- Standardisierung von Benennungskonventionen für Dateien
- Arten von Aktenschränken und Speicherlösungen
- Techniken zum Beschriften und Indizieren
Verwaltung aktiver Aufzeichnungen
- Identifikation aktiver Aufzeichnungen
- Strategien für die Verwaltung aktiver Aufzeichnungen
- Erstellung eines Aktenplans
- Implementierung und Pflege des Aktenplans
Elektronisches Dokumentenmanagement
- Einführung in Systeme zum elektronischen Dokumentenmanagement (EDMS)
- Vorteile der digitalen Ablage
- Best Practices für das Scannen von Dokumenten
- Verwaltung gescannter Dokumente
Lebenszyklus-Management von Aufzeichnungen
- Standards für die Erstellung von Dokumenten
- Erfassung von Aufzeichnungen im System
- Festlegung von Aufbewahrungsfristen
- Rechts- und regelkonforme Einhaltung der Aufbewahrungspflichten
- Sichere und sichere Entsorgung von Aufzeichnungen
Sicherheit und Vertraulichkeit
- Sicherheitsprotokolle für physische und elektronische Aufzeichnungen
- Zugriffskontrollen und Benutzerberechtigungen
- Verständnis der Gesetze und Vorschriften zum Datenschutz
- Sicherstellung der Konformität in den Dokumentationspraktiken
Archivierung und Bewahrung
- Methoden zur Archivierung von Aufzeichnungen
- Lagerlösungen für die Langzeitaufbewahrung
- Konservierungstechniken für physische Aufzeichnungen
- Sicherstellung der Haltbarkeit elektronischer Aufzeichnungen
Umsetzung bewährter Verfahren
- Standardisierte Arbeitsanweisungen (SOPs)
- Kontinuierliche Verbesserung der Dokumentationsprozesse
Voraussetzungen
- Keine Vorkenntnisse erforderlich
Zielgruppe
- Office Manager
- Administrative Assistenten
7 Stunden
Erfahrungsberichte (3)
Ich konnte sofort erkennen, wo ich fehlerhaft ausgefüllt habe, und werde meine Ausfüllweise definitiv verbessern.
Tsholofelo Ntshana-Phasha - Problast bs (pty) ltd
Kurs - Filing Techniques and Documentation Management
Maschinelle Übersetzung
Benennung von Ordnern zur Sicherstellung von Konsistenz und Struktur
Esther Xalabile - Problast bs (pty) ltd
Kurs - Filing Techniques and Documentation Management
Maschinelle Übersetzung
es ist praktisch und informativ.
Keitumetse Sinah Ramokoka
Kurs - Filing Techniques and Documentation Management
Maschinelle Übersetzung