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Schulungsübersicht

Einführung in Ablage und Dokumentenmanagement

  • Arten von Ablagesystemen (alphabetisch, numerisch, sachlich, geografisch)
  • Vorteile und Nachteile verschiedener Systeme
  • Rolle der Dokumentation in Organisationen
  • Rechts- und regulierungsrechtliche Anforderungen

Aufbau eines effektiven Ablagesystems

  • Bewertung der organisatorischen Bedürfnisse
  • Auswahl des geeigneten Ablagesystems
  • Standardisierung von Benennungskonventionen für Dateien
  • Arten von Aktenschränken und Speicherlösungen
  • Techniken zum Beschriften und Indizieren

Verwaltung aktiver Aufzeichnungen

  • Identifikation aktiver Aufzeichnungen
  • Strategien für die Verwaltung aktiver Aufzeichnungen
  • Erstellung eines Aktenplans
  • Implementierung und Pflege des Aktenplans

Elektronisches Dokumentenmanagement

  • Einführung in Systeme zum elektronischen Dokumentenmanagement (EDMS)
  • Vorteile der digitalen Ablage
  • Best Practices für das Scannen von Dokumenten
  • Verwaltung gescannter Dokumente

Lebenszyklus-Management von Aufzeichnungen

  • Standards für die Erstellung von Dokumenten
  • Erfassung von Aufzeichnungen im System
  • Festlegung von Aufbewahrungsfristen
  • Rechts- und regelkonforme Einhaltung der Aufbewahrungspflichten
  • Sichere und sichere Entsorgung von Aufzeichnungen

Sicherheit und Vertraulichkeit

  • Sicherheitsprotokolle für physische und elektronische Aufzeichnungen
  • Zugriffskontrollen und Benutzerberechtigungen
  • Verständnis der Gesetze und Vorschriften zum Datenschutz
  • Sicherstellung der Konformität in den Dokumentationspraktiken

Archivierung und Bewahrung

  • Methoden zur Archivierung von Aufzeichnungen
  • Lagerlösungen für die Langzeitaufbewahrung
  • Konservierungstechniken für physische Aufzeichnungen
  • Sicherstellung der Haltbarkeit elektronischer Aufzeichnungen

Umsetzung bewährter Verfahren

  • Standardisierte Arbeitsanweisungen (SOPs)
  • Kontinuierliche Verbesserung der Dokumentationsprozesse

Voraussetzungen

  • Keine Vorkenntnisse erforderlich

Zielgruppe

  • Office Manager
  • Administrative Assistenten
 7 Stunden

Teilnehmerzahl


Preis je Teilnehmer (exkl. USt)

Erfahrungsberichte (3)

Kommende Kurse

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